Claude AI Cowork & rapportages (deel 2)

Geautomatiseerde distributie van rapportages via de email

Voordat ik in de rapportages gekoppeld aan niet-openbare bronsystemen duik, wil ik eerst de mail opties verkennen. De distributie werkt immers alleen als het kan communiceren met Claude en ook daadwerkelijk de mails verstuurd op vaste tijdstippen.

Geautomatiseerd rapportages via de email versturen

Als je geautomatiseerd rapportages per mail wilt versturen, welke opties zijn er dan als dit op een moment verstuurd moet worden dat de desktop niet aan staat? Ik wil weten wat de opties zijn, waarbij ik al in het achterhoofd houd, dat de uiteindelijke rapportages door Claude gegenereerd moeten worden op basis van tabellen uit een SQL database, of uit een semantic model uit PowerBI.

Hier komt de analyse met de conclusies:

Doel
Automatisch rapporteren zonder code: data uit SQL en Power BI rechtstreeks de mailbox in. Traditioneel vraagt automatisering hiervan een ontwikkelaar, een script en een server die continu aan moet staan. We streven naar een aanpak die voor een (niet technische) Claude gebruiker zonder problemen te gebruiken is.

De opzet
De kern bestaat uit drie onderdelen die met elkaar samenwerken via Claude Cowork:

1. Databronnen. Claude is gekoppeld aan onze SQL-database of aan een Power BI-semantisch model. Een gebruiker hoeft geen SQL of DAX te kennen: die beschrijft in gewone taal welke cijfers nodig zijn (”de omzet per regio van afgelopen week”), en Claude bouwt zelf de juiste query op basis van de tabelstructuur of het modelschema.

2. Rapport samenstellen. Op basis van die data stelt Claude een leesbaar rapport op — als tekst in de mail zelf, of als bijlage (Word, Excel, PDF, html). Dit gebeurt volledig binnen dezelfde taak, zonder tussenstappen of handmatig kopiëren.

3. Verzending. Voor het versturen gebruiken we AgentMail, een e-maildienst die specifiek is gebouwd om door AI-agents te worden aangestuurd. Claude stelt de mail op en verstuurt hem direct naar de juiste ontvangers, zonder dat iemand nog op “verzenden” hoeft te klikken.

Plannen zonder dat een apparaat aan hoeft te staan

Het onderdeel dat dit pas echt bruikbaar maakt, is de planningsfunctie van

. Een gebruiker typt eenmalig een instructie als: “Elke maandag om 08:00: haal de verkoopcijfers van vorige week op, maak er een kort rapport van en mail het naar het managementteam.” Cowork bevestigt de planning, en vanaf dat moment draait de taak zelfstandig op de afgesproken tijdstippen.

Belangrijk daarbij: deze geplande taken draaien op afstand — ze blijven lopen ook als de laptop in slaapstand staat of de Claude-app niet open staat. Dat is alleen mogelijk zolang de taak geen lokale bestanden of programma’s nodig heeft; omdat onze hele keten via gekoppelde diensten (database, Power BI, e-mail) loopt en niet via bestanden op één specifieke computer, past dit scenario daar precies bij.

En het werkt!

• Geen code nodig. De hele flow — van data ophalen tot versturen — wordt beschreven in gewone taal, niet in scripts of API-calls.
• Nauwelijks extra kosten. De koppelingen met de database en Power BI maken gebruik van bestaande licenties. AgentMail heeft een gratis laag die voor interne rapportagedistributie doorgaans ruim voldoende is.
• Betrouwbaar op tijd. Omdat de planning cloud-based draait, is een rapport niet afhankelijk van het aan staan van een laptop.
  

  

  verstuurde mails door Agentmail

Kortom

Met een paar bestaande koppelingen, een AgentMail account en een instructie in gewone taal is het mogelijk om terugkerende rapportages volledig te automatiseren — van databron tot mailbox — zonder dat daar een ontwikkelaar of extra infrastructuur voor nodig is.

Inmiddels hebben we het draaien op data uit de SQL database en uit PowerBi semantic models. Hierover meer in de komende artikelen.

Overwegingen en tips

· Keuze voor Agentmail versus Outlook en Gmail
Niet elke koppeling is geschikt om volledig automatisch te versturen. Sommige reguliere Gmail- of Outlook-koppelingen zijn vooral gericht op het klaarzetten van conceptmails, niet op het autonoom versturen ervan — daarvoor is een dienst als AgentMail op dit moment de praktischere keuze. De AI tools zijn volop in ontwikkeling. Beperkingen van nu kunnen opgelost zijn in de toekomst en prijsmodellen kunnen wijzigen. Het dient aanbeveling na verloop van tijd de opties weer tegen het licht te houden.

 

· Beperken van AgentMail
Het is mogelijk om AgentMail te beperken in adressen waar naar toegestuurd mag worden. Je kan het beperken tot je eigen domein (bijvoorbeeld [email protected]), of tot een specifiek emailadres (zie volgende punt).

 

· Distributie van de mail naar groepen
Belangrijk is dat alle onderdelen werken. Bovenstaand hebben we getest en inmiddels in productie staan. Zo hadden we liever een oplossing waarbij de mail volledig in MS outlook werd afgehandeld, maar Claude kan voorlopig alleen nog maar concepten klaarzetten in Outlook. Een alternatief dat we nu hebben draaien is een specifiek emailadres voor de Claude gebruiker. Agentmail stuurt alle mails naar de ‘Claude’ outlook client. Vandaaruit sturen we de mails automatisch door naar distributie groepen. Hiermee hebben we 1 outlook account die alle rapport distributie regelt.

·